Organização através de planos de trabalho

Artigo tutorial sobre formas de organizar tarefas e planos de trabalho. Dicas para executar o que têm de ser feito

A organização permite-nos ser mais produtivos sem ter de dedicar mais tempo às tarefas. A ideia é trabalhar menos e produzir o mesmo ou trabalhar o mesmo e ser mais produtivo. É verdade que se perde algum tempo na organização, mas esse investimento será recompensado.  Um bom planeamento traduz-se numa efectiva melhoria dos resultados, pois se a produtividade aumenta, os resultados acompanharão esse ganho.

Na vida de uma empresa, de um empreendedor e até mesmo no âmbito da vida particular de cada um, possuir um rumo definido a seguir  permite a utilização do factor tempo de forma ganhar a mais tempo ou a ganhar mais produtividade. No seguimento do artigo organizar ideias para criar um negócio, que nos ajuda a perceber um conjunto de tarefas que gostaríamos de realizar, agora, vamos planear a sua execução.

O dilema das múltiplas tarefas

Um dos dilemas que me deparei no passado foi o conjunto imenso de coisas que queria desenvolver, múltiplas tarefas acarretam um esforço de organização suplementar, registar as evoluções é obrigatório, até para poder conhecer em exactidão o ponto em que deixou a actividade. Por exemplo, ao gerir 50 websites, chegasse a um ponto que nem nos conseguimos lembrar imediatamente quais são esses sites, agora imagine saber quantos artigos (posts) possuí cada site, fora outros aspectos importantes que tem de se ter em conta. Sem auxiliares de memória, eu diria que é pouco provável alguém consiga reter tanta informação, para não dizer impossível.

Pode parecer complicado, mas é simples. E produz resultados

Muitas são as formas que nos ajudam a sermos mais produtivos, deste a temporização de tarefas ou a execução de uma tarefa de cada vez,  falando num horizonte temporal reduzido. Os planos de trabalho complementam estas ideias, organizando a agenda de forma a tirarmos partido do tempo despendido na execução de acções previamente definidas.

Dica: para ser mais produtivo: faça pequenas pausas frequentemente. 5 a 10 minutos por hora.

Dando seguimento ao tema do desenvolvimento de ideias, a organização e os planos de trabalho trazem disciplina e são também um instrumento valioso no apoio à organização, especialmente quando existem múltiplas tarefas a desempenhar.

Listas de tarefas

As listas são um instrumento muito útil para controlar as tarefas realizadas, bem como organizar a o dia, semana ou mês de trabalho. Diria que é obrigatório utilizar checklists para organização, seja da agenda diária, bem como nas tarefas inerentes à criação de um negócio.

Fazer checklists de tarefas permite esquematizar de forma resumida e fácil os passos da dar. Funcionam como lembretes. Normalmente nas minhas folhas com as listagens de tarefas coloco quadrados para assim que executar a acção marcar com (x). Assim sei o que está feito.

Calendarização

A programação temporal das tarefas que pretendemos realizar é obrigatório para quem quer ter tempo, utilizar agendas ou outros meios de parcelar o tempo por actividades, tarefas a fazer, estipular quando será feito o quê.

A temporização de tarefas também é importante, definir à partida o tempo que dispomos para realizar determinada tarefa, cria uma pressão positiva com vista à produtividade crescente. Por exemplo, tempo a utilizar na gestão de emails, se limitarmos o tempo seremos mais rápidos a fazer essa gestão, pois estamos pressionados a finalizar essa operação. Pessoalmente utilizo outra estratégia na gestão dos emails, respondo a emails apenas 1 a 2 vezes por semana.

Planos de trabalho

A criação de planos de trabalho tornam-se ferramentas de apoio à organização que ajudam a desenvolver mais tarefas, fomentando a produtividade. A organização é um dos meios para que possa existir produtividade, assim combina-se as listagens (checklists) com a calendarização. Forma-se um roteiro de tarefas a desempenhar. A junção destes factores permitem tirar partido do tempo.

Por exemplo, posso estipular as tarefas a realizar por horário, tendo como base um horário de trabalho das 9 às 18 horas, naturalmente  este é apenas um formato:

1. 9h00 – Tarefa 1
2. 10h00 – Tarefa 2
3. 11h00 – Tarefa 3
4. 12h00 – Tarefa 4
5. 12h30 – tarefa 5
6. 13h às 14h – Almoço
7. 14h00 – Tarefa 5
8. 15h00 – Tarefa 6
9. 17h00 – Tarefa 7
10. 17h00 – Tarefa 8

Para complementar podemos definir os planos de trabalho por dias da semana ou por dias do mês e combinar com o plano de trabalho diário, ou planos de trabalho, caso se opte por criar diferentes modelos para cada dia, permitindo desempenhar múltiplas tarefas, dando sentido à palavra polivalência.

1. 2ª Feira – Plano de trabalho A
2. 3ª Feira – Plano de Trabalho B
3. 4ª Feira – Plano de Trabalho C
4. 5ª Feira – Plano de Trabalho D
5. 6ª Feira – Plano de Trabalho E

Também se poderá segmentar as operações através dos dias do mês, curiosamente foi esta ideia que originou este artigo, pois decidi que no dia 1 de cada mês concentro esforços no meu site nº1, no dia 2 do mês no meu site nº2, e assim por diante. Sem papeis e sem complicações. No caso do blog investidor atribui-lhe algumas horas 2 dias por semana, com intuito de voltar à publicação de novos conteúdos regularmente.

Podem ser necessários ajustes

Tal como numa rota comercial de vendas, onde se procura agrupar os clientes por zona geográfica, de modo a optimizar os custos e reduzir a distância nas deslocações e vão sendo aperfeiçoadas ao longo do tempo, os planos de trabalho devem também ser criados e ajustados de forma a potenciar as actividades que se pretendem desenvolver, só assim serão eficazes.

É verdade que a organização envolve um pouco de burocracia, mas é burocracia positiva.

A organização é uma das formas de potenciar o rendimento, aumentar a produtividade sem ter de trabalhar mais, daí a importância de trabalhar de forma organizada. Pessoalmente utilizo folhas A4 com um clip, o que me confere liberdade e flexibilidade para trabalhar ao sabor da minha motivação e inspiração desse mesmo dia, a ideia é fazer o máximo de (x) nas minhas listagens ;-)

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