Ideias para reduzir custos nas empresas.

Artigo focado na redução de despesas nas empresas. Ideias para maximizar resultados

A optimização de recursos é uma actividade constante, seja no meio familiar como no mundo empresarial. Como tal apresentar uma série de ideias que permitem baixar os custos de uma organização é uma boa ideia. Dotando a empresa de melhores condições para enfrentar os desafios do futuro.

Antes de apresentar ideias para reduzir custos nas empresas, gostava de sublinhar despesas são os custos necessários para desenvolver uma actividade, existem custos que são investimento, esses importa manter e não reduzir e se possível aumentar. Por exemplo o investimento publicitário, importa é medir o retorno desse investimento, e fazer os necessários ajustes. Quando existe desinvestimento em certas áreas poderá haver um reflexo negativo na actividade comercial ou industrial no futuro.

Analisar, analisar e analisar

Tal como nas finanças pessoais, as finanças empresariais são uma área onde é necessário ter atenção onde se utilizam os recursos. Analisar as fontes de custo é essencial. No caso das empresas essa tarefa é bastante facilitada através das demonstrações financeiras, DR e balanço. Da analise das peças financeiras é possível tirar boas informações e que sustentam as decisões que irão ser tomadas. Ajudam também na construção da estratégia empresarial.

Antes de mais, analisar os custos. Comparar com anos anteriores. A análise do histórico de consumos e gastos são por excelência uma das formas mais fáceis de detectar consumos excessivos e desperdícios em diversas áreas do negócio. Através destas análises pode-se obter muita informação, que posteriormente pode fundamentar a tomada de decisão e permitir efectuar melhorias nas contas das empresas.

É necessário?

Uma das forma de efectuar poupança nas empresas passa por questionar todos os custos. É necessário este custo? Se sim, qual a razão. Perguntar não ofende :-)

Pode parecer caricato, mas por vezes as empresas assumem custos que poderiam ser muito bem evitados, dou um pequeno exemplo. Licenças para programas informáticos. Se não se utilizam os programas para quê pagar uma licença?

Por vezes existem actividades não essenciais que não geram o suficiente para cobrir a despesa que originam, mais um pequeno exemplo: sala de informática em colégios privados. Os custos podem ser 5 vezes maiores do que as receitas das aulas de informática ou iniciação à informática.

Renegociar contratos

Consultar o mercado regularmente para obter as melhores condições parece-me algo bastante simples e quase obrigatório, pena é que nem sempre seja realizado. As poupanças podem ser substâncias, se pedir cotações antes de iniciar um novo contrato, por exemplo: telecomunicações, serviços externos, seguros e avenças.

Consultar o mercado

Todas as empresas possuem um leque alargado de fornecedores, são necessárias muitos elementos para o normal funcionamento de uma empresa, por exemplo material de escritório e equipamentos informáticos surgem em todas as actividades. Consultar os fornecedores que oferecem as melhores condições, seja através do rácio: preço, qualidade ou até mesmo quem oferece as melhores condições financeiras. Por incrível que pareça são esquecidos estes aspectos em algumas empresas.

Comprar sempre aos mesmos fornecedores nem sempre é boa ideia, duvido muito que num leque de 500 ou 1000 produtos em catalogo, um fornecedor tenha sempre o melhor preço. Na verdade é importante conhecer a relevância dos custos, o custo por encomenda, ou encomendas mínimas. A dica que deixo é: consultar o mercado regularmente, nunca se sabe onde podemos poupar.

Capacidade instalada

Um dos custos mais vulgarmente não percebidos é o sobredimensionamento das instalações. É indiferente a forma jurídica de acesso ao imóvel, se os espaço não é utilizado de forma eficiente ocorre um desperdício. O artigo espaço é dinheiro foi baseado nesse princípio.

No caso de arrendamento das instalações a solução é simples, basta procurar um espaço ajustado à organização, por norma por um valor mais baixo. Uma outra forma também muito utilizada para reduzir as despesas com imóveis afectos ao negócio é a deslocalização, por exemplo sair do centro das cidades e instalar-se na periferia. O valor da renda tende a ser inferior.

A propriedade de ferramentas e equipamentos que não são utilizados também é um custo que pode ser eliminado. Se não se utiliza, para quê manter estes equipamentos? Os monos que são armazenados ocupam espaço, eliminar estes monos segundo as regras fiscais ou vende-los é uma ideia para aumentar espaço.

Custos financeiros

Reduzir os custos de financiamento é por norma mais complicado, mas não é impossível. Por exemplo a aceitação de um credor como sócio. São as chamadas operações harmónio. Que se traduz simplificadamente na transformação de capital alheio em capital próprio, as vantagens nem sempre existem, mas é uma forma de reduzir custos!

Os conceitos atrás referidos foram explicados sucintamente no artigo: aspectos importantes no financiamento a empresas 

Recursos humanos

Os recursos humanos são uma fonte de despesa substancial, por isso muitas vezes os cortes passam por reduzir o número de colaboradores. Mas existem soluções de forma a manter as pessoas e poupar. Se se aumentar a produtividade, poderemos optimizar os recursos humanos. Num óptica estritamente de gestão, será preferível despedir metade dos trabalhadores e manter a empresa, do que persistir numa estrutura de custos desajustada para a actividade comercial e posteriormente a empresa entrar em falência (insolvência) e acabam por todos os trabalhadores ficarem sem posto de trabalho e por vezes até sem indemnizações.

Os recursos humanos são o activo mais valioso das organizações, isso é verdade, mas são um activo que custa muito dinheiro, tal como exposto no artigo: custo de contratar um trabalhador.

Por vezes tem mesmo de ocorrer cortes, mas existem formas de os fazer. Por exemplo, acredito que se falar antecipadamente como os trabalhadores, sensibiliza-los para as dificuldades do momento será possível reforçar o espírito de equipa, dando tudo por tudo para manter a empresa e os postos de trabalho. Por vezes basta um pouco mais de empenho dos colaboradores para fazer a diferença.

Outras ideias para poupar na mão-de-obra sem despedir

• Aumentar o tempo de trabalho
• Reduzir regalias (podem ser compensadas por objectivos)
• Motivar os trabalhadores

Muito se fala de poupanças, mas nem sempre é simples, por vezes para poupar é necessário tomar decisões difíceis, por exemplo, não acredito que o acto de despedir um funcionário seja encarado com satisfação, antes pelo contrário, tal como mudar de um escritório no centro da cidade para um escritório numa zona dos subúrbios, dá gozo é contratar colaboradores e mudar para melhor. Imprimir um ritmo de crescimento na organização, ver as vendas a subir, ver os lucros a aumentar. Isso sim motiva.

Tudo o que é um custo pode custar sempre menos, o limite é ZERO.

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