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Melhorar um negócio: Caixa de sugestões e ideias

caixa-de-sugestoesCaixa de sugestões, por vezes pode parecer incrível que muitas empresas não possuam este instrumento que tanto ajuda a melhorar a sua própria actividade. Tanto no aumento da produtividade como na redução de despesas, redução da burocracia, ou simplesmente na optimização de processos.

Tudo pode ser melhorado, partindo desta permissa, importa por isso desenvolver esforços com intuito de melhorar e optimizar os processos nas empresas.  As grandes empresas podem criar grupos de trabalho para melhorar aspectos que foram previamente diagnosticados (ou não) de forma a poder extrair maior desempenho na organização. Os chamados focus groups, normalmente compostos por criativos e pessoal técnico de forma a poder encontrar soluções para problemas detectados. Podem até ser encontradas formas para melhorar coisas não planeadas.

Pequenas ideias, podem originar grandes soluções

As pequenas empresas muitas das vezes não se podem dar ao luxo de ter equipas para solucionar problemas, assim os gestores têm de fazer quase tudo sózinhos. O que é bastante limitativo. Nada como trabalhar em grupo em prol de objectivos comuns para alcança-los mais facilmente.

É aqui que uma caixa de sugestões para os trabalhadores é um instrumento de melhoria continua da empresa que não pode ser deixada de parte. As vantagens são imensas, o custo da sua implementação é baixo. Mas isso abordarei a seguir. As caixas de sugestões também podem ser aplicadas ou direcionadas aos clientes, dependendo do negócio.

Caixa de ideias e sugestões de melhoria

Em 1996 na empresa onde trabalhava (Cablesa, hoje Delphi de Castelo Branco) introduziram esta ideia, e por isso falo hoje da importância das caixas de sugestões. O conceito era simples, os colaboradores davam ideias através de um impresso próprio. Todas as ideias seriam analisadas pelos responsáveis de cada sector, existindo pontuação a cada ideia. As ideias apresentadas podiam ser declinadas, aceites, algumas delas poderiam ficar em estudo. As coisas funcionavam bastante bem, por vezes, e quando a ideia não era perceptível, eramos chamados a explicar melhor a ideia. Os pontos recebidos davam direito a escolher prémios num catalogo, por exemplo: chapeús de chuva, roupa, malas, etc.

Uma história caricata

Quando me mudei para Lisboa, fui trabalhar para a Portugália Airlines, mais propriamente no aprovisionamento, departamento responsável pela supervisão  e pelo envio de jornais e revistas , bares e onde se incluía a assistência a bordo, que fazia (faz) o controlo de refeições e limpeza das aeronaves. Na industria aeronautica o tempo, é um factor primordial, a rotação dos aviões é levada a sério, tudo é medido. A hora de aterragem, de descolagem, o tempo de limpeza, o tempo de atraso, etc. Tudo função do tempo, de forma a não perder o slot de descolagem, bem como o prestigio de não ter atrasos.

Vejam que existe um foco em horários e tempos, sabem o que faltava no meu departamento?

Pois é, tanto coisa com o tempo, e não havia nenhum relógio de parede no departamento. Eu apresentei a ideia que foi prontamente aceite e  implementada. Não que seja nada de especial, mas este exemplo demonstra bem que por vezes coisas muito óbvias acabam por ser esquecidas, ou é tão óbvio que ninguém vê as soluções.

Vantagens de possuir uma caixa de sugestões na sua empresa
  • Custo de implementação baixo.
  • Melhoria constante da actividade
  • Redução de custos
  • Motivação dos trabalhadores
  • Aumento da produtividade
  • Melhoria dos processos

Cuidados a ter

Não existem só vantagens, vejamos que os processos de melhoria já existem, o colaborador pode dar ideias de melhoria ao seu superior, as ideias até podem ser implementadas, mas depois não existe o reconhecimento do autor da ideia. Quem avaliará as ideias terá de estar hierarquicamente acima, muito acima. Se for uma equipa independente melhor.

Nas pequenas empresas uma solução é avaliarem todos as ideias, por exemplo. Colocasse uma caixa de sugestões fechada, e na última sexta-feira do mês, abrem-se todas as ideias à frente de todos e todos avaliam as sugestões, e o seu impacto. Criar uma lista das pessoas mais participativos na iniciativa também me parece um boa ideia. Pois terá fomentar a participação  das pessoas de alguma forma.

Prémios a atribuir

Para além do reconhecimento das pessoas que ajudam a melhorar as empresas, podem ser atribuídos prémios, pode ser apenas prémios simbólicos, mas também pode haver recompensas mais valiosas. Excluindo prémios monetários, um fim de semana num hotel pode ser uma ideia agradável. Pois ficará na memória do ou dos vencedores.

Uma coisa é certa, as pessoas que mais participarem, são as que demonstram mais sentido de missão, e poderão ter outros benefícios na empresa, pois se existirem progressões na carreira, novas funções, as certas atitudes acabam por dar os seus frutos.

É verdade que muitas das vezes os grupos de trabalho podem ajudar bastante as organizações a melhorar globalmente, mas muitas vezes melhor que os “especialistas” são os colaboradores, que se forem chamados a participar e encarem a situação com empenho e motivados as soluções tendem aparecer naturalmente. Especialmente em trabalhos técnicos, quem sabe é quem faz, pois depara-se com as situações que por vezes não fazem sentido.

As ideias devem sempre ser avaliadas e justificadas aos seus autores. Mesmo que a ideia não seja aceite, terá de se informar o colaborador da decisão.

Os resultados podem ser positivos, mas se tudo funcionar bem. Pois, aquela história dos trabalhadores darem as ideias e depois ficar outro com os louros, pode ser um desastre. As ideias devem ser analisadas por alguém com responsabilidade, e acima deste joguinhos dentro das empresas.

Motivação e melhoria constantes

Um trabalhador que dá uma sugestão e que depois a vê implementada, sente-se bem e até produz mais,  é a motivação com base na psicologia a funcionar, todos gostamos de ser reconhecidos.

Melhorar uma empresa com pouco dinheiro não é complicado, basta colocar a criatividade em funcionamento em torno de objectivos comuns. Esta é uma das iniciativas que gosto, pois produz bons resultados, é simples e não custa muito :-)

Quem possui uma empresa e que queira implementar esta ideia, pode daqui por uns meses comentar este artigo a dizer como correu e o que conseguiu melhorar.


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Comentários

  1. Rui Magalhaes diz:

    Gostei deste artigo. Acho bastante proveitoso para uma empresa. A isso chamo experimentar novos metodos na gestao. Obrigado.

  2. Maria França diz:

    Inteligencia ao serviço do progresso!Tenho aproveitado ao maximo todas as dicas.Obrigada por partilhar Nuno.cmpts